Cómo crear un plan de comunicación interna efectivo
Entre los factores que intervienen en el éxito de una empresa, la comunicación interna es crucial.
El intercambio de información, mensajes y conocimientos dentro de una organización, con el propósito de facilitar la comprensión, la colaboración y el logro de los objetivos empresariales, es un factor clave.
Y, para mejorar la comunicación interna en una empresa, es crucial crear un buen plan de comunicación interna, que se ajuste a las necesidades y características específicas de la compañía, y que proponga unos objetivos claros y los canales mediante los que se pretende alcanzarlos.
Características básicas del plan de comunicación interna (efectivo):
Las características básicas que debe tener un plan de comunicación interna para ser efectivo, son las siguientes:
- Mensajes claros. Los mensajes deben ser lo más sencillos posibles, y deben estar en concordancia con los valores y la misión de la empresa.
- Diversificación de canales de comunicación. Es imprescindible entender cuál es la función de cada uno de los canales de comunicación y utilizar el más adecuado para cada mensaje. Los correos electrónicos, reuniones, intranets, llamadas de teléfono y otras herramientas se deben emplear en situaciones adecuadas para garantizar una comunicación efectiva.
- Comunicación bidireccional. Tradicionalmente, muchas empresas aplicaban técnicas de comunicación unidireccional de arriba a abajo en la jerarquía interna. No obstante, la plantilla se siente más relevante y se anima a compartir sus ideas en entornos en los que la comunicación es bidireccional y se valora la opinión de todo el equipo.
- Personalización. En empresas grandes, en ocasiones se lleva a cabo una comunicación impersonal y genérica. Es importante que los mensajes se adapten a los distintos equipos y personas para fortalecer los vínculos con ellas.
- Capacitación transversal en comunicación. Trabajar la comunicación es crucial en todos los niveles de la empresa, por lo que ofrecer herramientas formativas relacionadas con esto puede mejorar notablemente el funcionamiento de la empresa.
Los canales que emplees en la comunicación dentro de la empresa pueden variar, pero los más habituales incluyen los correos electrónicos y boletines internos (para anuncios formales, actualizaciones y noticias), las reuniones y eventos de la empresa, la intranet o las plataformas colaborativas de trabajo, los tablones de anuncios y cartelería, las redes sociales y servicios de mensajería internos, y los talleres o actividades de empresa.
Cómo implementar el plan de comunicación interna y seguimiento
Para garantizar el éxito de tu plan de comunicación interna, ten en mente sus objetivos y define detalladamente cada una de las actuaciones. Planifica de qué manera se incorporarán las novedades y programa su implementación, dejando margen para que el personal se vaya adaptando a ellas.
Incluye medidas y herramientas para la monitorización y evaluación del cumplimiento de los objetivos del plan.
Evalúa cada acción por separado y busca margen para la mejora, incorporando ajustes cuando sea necesario y prestando atención al feedback del equipo.
Esta evaluación la puedes llevar a cabo mediante métricas y estadísticas proporcionadas por las aplicaciones que emplees o a través de encuestas.
Cuáles son los objetivos de un plan de comunicación interna efectivo
Cuando decimos que una buena comunicación interna puede ser determinante en el éxito de una empresa, nos basamos en todos estos argumentos:
La comunicación interna fomenta la transparencia
La comunicación interna eficaz se basa en la transparencia. Cuando el equipo de la empresa está informado sobre las decisiones que se toman en ella, conocen sus objetivos y forman parte de los cambios, se crea un ambiente de confianza. Con ello, se contribuye a construir una relación sólida entre todas las personas que trabajan en la organización, algo que es esencial para el éxito.
Mejora la colaboración entre miembros del equipo
Un buen plan de comunicación interna facilita la colaboración entre departamentos y equipos. La información clara y accesible promueve el intercambio de ideas y conocimientos, algo que promueve que el personal sea capaz de plantear soluciones más creativas y eficientes.
Una buena comunicación aumenta la motivación
Cuando trabajadores y trabajadoras se sienten parte importante de la empresa, su moral y motivación aumentan. Un plan de comunicación interna que destaque sus logros, aprecie el esfuerzo y proporcione una retroalimentación positiva contribuye significativamente al bienestar laboral.
Ayuda a alcanzar los objetivos
Una comunicación interna efectiva asegura que todo el equipo conozca los objetivos y la visión de la empresa. Si las personas conocen hacia dónde se quiere ir y se sienten parte importante de un equipo cohesionado, es más sencillo que sus actuaciones se dirijan a cumplir los objetivos de la empresa.
Facilita la resolución de conflictos
Una comunicación interna abierta y receptiva hace que surjan menos conflictos y facilita su resolución. En un ambiente de confianza, los problemas pueden abordarse antes de que se agraven, lo que promueve un buen ambiente laboral.
Si aplicas todo esto en tu plan de comunicación interna, conseguirás fortalecer los lazos entre las personas que forman parte de la empresa para que funcione de manera cohesionada con un objetivo común.
