Las reuniones son necesarias tanto para cohesionar a la plantilla de la empresa como para coordinarla, de manera que cada miembro del equipo conozca perfectamente cuáles son los proyectos que se están llevando a cabo, cuáles son los objetivos y cuál será su papel para que se logre alcanzarlos.
Tanto si se trata de reuniones online como si son presenciales, es importante organizarlas de forma adecuada para que sean eficientes y efectivas. Aunque pueda parecer algo sencillo, muchas empresas cometen errores en sus dinámicas de reuniones. ¿Cómo se les saca el máximo partido?
Importancia de las reuniones online bien organizadas
Las reuniones online son especialmente relevantes para poner en contacto a los equipos remotos de una empresa, facilitando el intercambio de opiniones y el conocimiento de las funciones y el estado de los proyectos de la empresa.
Una reunión bien organizada, además de conectar al equipo, permite tratar temas y resolver cuestiones de forma rápida y productiva, propiciando la participación y asegurando el cumplimiento de una serie de objetivos claros.
Paso 1: Planificación previa para reuniones efectivas
El primer paso para organizar una reunión productiva es planificarla adecuadamente y definir claramente todos los detalles.
Es imprescindible hacerse una pregunta antes de convocar la reunión: “¿Es verdaderamente necesario organizar una reunión, o las cuestiones a tratar se pueden resolver con un correo electrónico?”.
Aunque pueda parecer evidente, muchas reuniones no son necesarias y reducen la productividad al restar un tiempo en el que se podrían estar llevando a cabo otras tareas. Además, asistir a reuniones innecesarias puede desmotivar al equipo y resultar frustrante.
En caso de que la reunión sea necesaria, es importante definir un orden de la reunión, con unos objetivos claros y una estructura bien definida, incluyendo la duración del encuentro.
También resulta imprescindible plantearse detenidamente qué personas deberán acudir a la reunión para escoger únicamente a las necesarias en base a los objetivos. Invitar a participar a más personas de las necesarias o olvidarse de alguien puede hacer que la reunión sea una pérdida de tiempo.
Por último, envía la convocatoria con antelación, para que todas las personas tengan disponibilidad y puedan preparar los contenidos de la reunión con antelación. Recuerda adjuntar documentos si es necesario.
Paso 2: Uso de herramientas digitales adecuadas
La planificación de reuniones virtuales productivas implica necesariamente conocer y emplear las herramientas digitales adecuadas para cada caso.
Por lo general, la conexión en equipo remoto implica que se hayan definido unas plataformas y aplicaciones de uso habitual dentro de la empresa, pero es algo a tener en cuenta cuando a las reuniones asisten personas externas o nuevos empleados.
Paso 3: Técnicas para fomentar la participación activa
Uno de los aspectos más relevantes para mejorar las reuniones online son las técnicas para fomentar la participación activa. La falta de interacción puede generar desinterés y, además, hace que se le saque un menor partido a la reunión.
Algunas técnicas para fomentar la participación activa que suelen resultar útiles son:
- Asignación de roles. Las personas pueden no ser simples participantes, sino que se pueden distribuir los roles de moderación, alguien puede tomar notas, etc.
- Preguntas abiertas. Las preguntas abiertas permiten que las personas compartan sus ideas al respecto de los temas a tratar, aunque es importante fijarse en el perfil de quienes asisten para evitar que se den desigualdades o que alguien acapare la reunión.
- Establece turnos de palabra. Establece un sistema para que cada persona pueda expresarse sin interrupciones.
¿Cómo estructurar una agenda clara y orientada a resultados?
Una estructura de la reunión bien definida debe incluir, al menos, los siguientes puntos:
- Introducción. Unos momentos para saludar y presentar el objetivo de la reunión, repasando cuáles serán los temas a tratar de forma breve.
- Punto por punto, se tratan los temas reflejados en el orden de la reunión, dando el turno de palabra a las distintas personas que los expondrán, si corresponde.
- Participación. Dependiendo de lo exhaustivo de cada uno de los apartados, se puede incorporar un tiempo de intercambio de opiniones tras cada tema, o hacerlo una vez repasados todos.
- Conclusiones y definición de pasos a seguir. En el último tramo de la reunión, se hace un repaso de todo lo tratado y los acuerdos a los que se ha llegado la sesión, definiendo claramente cuáles serán los pasos a seguir.
Estrategias para mantener la atención durante la reunión
Mantener la atención durante una reunión online puede ser un reto si no se lleva a cabo de forma dinámica, empleando los medios necesarios y siguiendo un buen ritmo.
Crea presentaciones útiles para mostrar datos, exponer temas, poner ejemplos o lanzar preguntas conseguirán que la reunión resulte más fácil de seguir.
Consejos para dar seguimiento efectivo después de la reunión
La reunión no se acaba cuando las personas salen de la videollamada, sino que es necesario plasmar los puntos clave, acuerdos y tareas que hayan surgido de ella, así como definir los próximos pasos a seguir.
Para ello, el primer paso es enviar un resumen por escrito, que incluya claramente estos puntos y qué tareas se espera que lleve a cabo cada persona o departamento.
Errores comunes en reuniones online y cómo evitarlos
Si quieres organizar reuniones online efectivas, debes evitar cometer estos errores:
- Organizar reuniones innecesarias.
- Invitar a demasiados participantes. Elige solo a las personas imprescindibles.
- Falta de definición en el propósito de la reunión. Define claramente un objetivo.
- Problemas técnicos. Conoce bien la plataforma de videollamada y sus funcionalidades para evitar perder el tiempo o frustrar a quienes participen en la reunión.
