La comunicación interna es la columna vertebral de cualquier empresa exitosa. Un plan de comunicación interna de una empresa bien estructurado mejora la cohesión, la productividad, fortalece la cultura corporativa y también el compromiso de los trabajadores.
Importancia de la comunicación interna en una empresa
Sin una buena comunicación interna es muy poco probable que la empresa funcione como toca. En cambio, teniendo una buena comunicación interna podemos conseguir un mejor flujo de trabajo y una mejor productividad.
Beneficios para la organización
A niveles de productividad y eficacia, las ventajas sin duda permiten una mejor coordinación y colaboración entre los equipos, lo que reduce el tiempo de ejecución de proyectos y reduce los errores.
También tenemos que tener en cuenta que la base de una empresa y de una buena comunicación interna son que todos los trabajadores sigan el plan de comunicación. Para el propio beneficio de la plantilla de trabajadores es necesario que se sientan escuchados y valorados, lo que se logra mediante una comunicación transparente y bidireccional.
Además, una buena comunicación interna facilita la rápida difusión de información importante y la toma de decisiones, asegurando que todos los trabajadores estén informados con los objetivos de la empresa.
Componentes de un plan de comunicación interna
1. Reúne a los distintos departamentos de la empresa
El primer paso para crear un plan de comunicación interna es ponerse de acuerdo con todas las áreas de la empresa sobre la importancia de este documento.
Hablar con los responsables de cada departamento ayuda a entender qué necesitan comunicar, qué aspectos de su trabajo deben compartir y qué temas les interesan. Esto nos permite encontrar los mejores formatos para que la comunicación sea clara y efectiva para todos.
2. Analiza la estrategia de comunicación interna actual
Es fundamental revisar regularmente cómo estamos comunicando dentro de la empresa. Con el tiempo, las estrategias pueden volverse obsoletas o no estar alineadas con cambios en la organización. Evaluar la comunicación actual nos ayuda a ver qué está funcionando bien y qué necesita mejorar. Este análisis nos permitirá ajustar y actualizar el plan para que siga siendo relevante y efectivo para todos.
3. Define el objetivo de comunicación interna de cada departamento
Es importante aclarar qué información necesita compartir cada departamento con el resto de la empresa. Esto incluye los aspectos clave de su trabajo, los proyectos en curso y cualquier novedad importante. Al definir claramente qué debe comunicarse, aseguramos un flujo de información eficiente y mantenemos a todos en la misma página.
4. Diseña la estructura del plan de comunicación
Algunas de las partes más importantes que debes tener en cuenta:
4.1. Contextualización del plan
Empieza con una descripción breve del propósito del plan de comunicación interna, explicando su objetivo principal y su importancia para la empresa.
Luego, analiza la situación actual de la empresa para identificar las fortalezas y debilidades, para poder mantener, reforzar y confrontar los puntos que pueden beneficiarnos o no.
Este contexto nos ayuda a entender por qué es necesario el plan, qué problemas busca resolver y cómo se puede mejorar la comunicación dentro de la organización para lograr una mayor eficiencia y cohesión entre los equipos.
4.2. Objetivos y metas
El primer paso para crear un buen plan de comunicación interna es definir los objetivos y metas de la comunicación dentro de la empresa. Esto implica identificar claramente qué se espera lograr con la comunicación interna.
Unos objetivos de comunicación interna que pueden venirte bien son:
- Asegurar que todos los trabajadores reciban actualizaciones mensuales sobre decisiones estratégicas y cambios de políticas.
- Añadir plataformas colaborativas y organizar reuniones interdepartamentales semanales para promover el trabajo en equipo y el intercambio de ideas.
- Crear un programa de incentivos para que los trabajadores participen en al menos dos iniciativas corporativas o eventos de la empresa cada trimestre.
- Hacer reuniones individuales cada seis meses cara a cara con los jefes de cada departamento para conocer la situación laboral de cada trabajador.
4.3. Estrategias y tácticas
Una vez evaluada la situación actual y definidos los objetivos, el siguiente paso es desarrollar estrategias y tácticas específicas. Estas deben incluir:
Estrategias de personalización
Realizar encuestas periódicas para comprender las preferencias de comunicación de los trabajadores y adaptar los mensajes en consecuencia. Implementar reuniones individuales para discutir necesidades y preocupaciones específicas de cada trabajador.
Eventos y reconocimientos
Organizar eventos trimestrales fuera de la oficina para crear compañerismo en el equipo. Dar reconocimiento a todos los trabajadores por los logros conseguidos.
Capacitación y desarrollo
Hacer talleres y formaciones de forma continuada en habilidades comunicativas de equipo, para facilitar el crecimiento profesional de los trabajadores. Proporcionar acceso a cursos y seminarios para el desarrollo constante de nuevas competencias en sus especialidades.
Gestión del cambio
Crear un equipo de gestión del cambio que facilite la adaptación a nuevas políticas y tecnologías, proporcionando recursos y soporte continuo durante períodos de transición. Para de esta forma, comunicarse abiertamente sobre los motivos y beneficios de los cambios.
Uso de tecnologías modernas
Implementar herramientas de colaboración en la nube para facilitar el trabajo remoto y mejorar la eficiencia. Utilizar aplicaciones de mensajería y redes sociales internas para mantener una comunicación fluida y en tiempo real entre todos los trabajadores.
4.4. Herramientas y canales
Para que la comunicación interna sea efectiva, es vital contar con una serie de herramientas y canales adecuados. Algunas herramientas básicas para empezar pueden ser:
Slack
Plataforma de mensajería en equipo que organiza la comunicación en canales específicos para proyectos o departamentos, admite mensajes directos, y llamadas de voz y video. Gratuita con opciones de pago.
Microsoft Teams
Combina mensajería instantánea, videoconferencias, almacenamiento de archivos y integración con Office 365, facilitando la colaboración en tiempo real. De pago con una versión gratuita limitada.
Trello
Herramienta de gestión de proyectos que utiliza tableros, listas y tarjetas para organizar tareas y colaborar en equipo. Gratuita con opciones de pago.
Zoom
Aplicación de videoconferencia que permite reuniones virtuales con funciones de pantalla compartida, grabación de reuniones y salas de descanso para grupos pequeños. Gratuita con opciones de pago.
Google Workspace
Conjunto de herramientas como Gmail, Google Drive, Google Meet y Google Docs que facilitan la colaboración en documentos en tiempo real y la comunicación por videollamadas. De pago, con prueba gratuita.
4.5. Presupuesto
Definir el presupuesto para implementar el plan de comunicación interna es crucial. Empieza por identificar todos los costes asociados, como las herramientas de comunicación, eventos, formaciones y cualquier consultoría externa necesaria. Asegúrate de incluir un margen para imprevistos. Esto te permitirá tener una visión clara de cuánto dinero se necesita para ejecutar el plan de manera efectiva.
Revisa el presupuesto del año anterior para tener una referencia. Consulta con cada departamento para entender sus necesidades específicas y los costes asociados. Investiga opciones de herramientas y servicios, comparando precios para encontrar la mejor relación calidad-precio. Mantén un registro detallado de todos los gastos planificados para asegurar un seguimiento adecuado.
4.6. Calendario
Elabora un calendario detallado que incluya todas las fechas clave para las comunicaciones y eventos del plan de comunicación interna. Este calendario debe contemplar tanto las actividades recurrentes como las iniciativas especiales, asegurando una distribución equilibrada a lo largo del año.
Coordina con los departamentos para evitar solapamientos y asegurar la disponibilidad de todos los involucrados. Incluye recordatorios y plazos para preparativos, asegurando que todos estén preparados para las actividades programadas. Revisa y ajusta el calendario periódicamente para adaptarlo a cambios imprevistos o nuevas necesidades.
4.7. Responsabilidades
Definir claramente los roles y responsabilidades de cada área y persona involucrada es fundamental. Esto asegura que todos sepan qué se espera de ellos y quién es el encargado de cada tarea específica.
Realiza reuniones de coordinación para discutir y confirmar las responsabilidades, asegurando que todos estén de acuerdo y comprometidos. Designa un coordinador o líder del plan de comunicación que supervise y asegure que todas las tareas se realicen según lo planificado.
4.8. Métricas
Establecer indicadores claros para evaluar las acciones del plan de comunicación interna es esencial. Las métricas te permiten medir el éxito y la efectividad de las estrategias implementadas, identificando áreas que necesitan mejora.
Elige métricas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido (SMART). Algunos ejemplos de métricas incluyen:
- La participación en encuestas internas, el nivel de satisfacción de los empleados, la frecuencia de interacciones en plataformas de comunicación y la asistencia a eventos.
- Utiliza herramientas de análisis y encuestas para recopilar datos precisos y fiables.
- Revisa y analiza las métricas regularmente, ajustando el plan de comunicación según los resultados obtenidos para asegurar una mejora continua.
Evaluación y ajuste del plan de comunicación interna
Un plan de comunicación interna siempre debe estar en constante cambio y evolución, para adaptarse a los cambios del sector, a las nuevas necesidades y futuras herramientas. Por eso, es necesario:
Feedback y mejora continua
La comunicación interna debe ser un proceso dinámico y adaptable. Recopilar feedback regularmente y realizar ajustes basados en este feedback es fundamental para mejorar y actualizar continuamente el plan.
Crear un ambiente donde los trabajadores se sientan cómodos compartiendo sus opiniones y sugerencias es clave para el crecimiento empresarial. Porque lo que no se te ocurre a ti, se le puede ocurrir a alguien.
Indicadores de éxito
Para asegurar que el plan de comunicación interna esté funcionando correctamente, es crucial establecer indicadores de éxito. Monitorear estos indicadores permitirá ajustar el plan de comunicación para que siga siendo efectivo.
Desarrollar un plan de comunicación interna de una empresa no es solo una tarea administrativa, sino una inversión estratégica en el bienestar y el éxito organizacional. ¡Comunícate de manera efectiva y lleva tu organización al siguiente nivel!
